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货运代理之于海运办事流程

来源:www.jrhuoyun.cn         发布时间:2021-12-28 返回列表

一、订舱

1.卖方向货代订舱(订舱时应注明:托运人/托运人、船公司/船名/航次或船期、起运港、目的港/中转港、货名、柜型、柜量、运费条款、托运人的签字、盖章)

2.客户服务部门接到定货单后需要进行确认

到付款的 FOB/EXW/FCA:与国外的确认

预付款: Sales (预付款)与交易员进行运费检查,确认后, Sales在订舱单上签名,并按自己的订单编号到对应的船公司订舱。

3.客户服务需要与船公司确认舱位。客户服务人员在预订完成后,将信息及时录入公司的内部系统

4.编制相应的作业单,标明与舱位资料一致的资料,发给贸易商,让贸易商安排货物和文件的运送。

进货:进货通知

拖运卡片:拖运卡片

自我介绍:自我介绍协议

EXW/FCA:由客户负责发出提货通知,并安排运输队伍到仓库取货

二、进仓,拖车,自拉,自报,报关

1.商业公司为

①进入谷仓。

交易员接到进货通知后,确认所附资料正确,即可入仓,并按进货单上所列的时间和地点及时进货。海关的申报材料必须在指 定的时间内送达货代,以便由货代进行申报。

②拖车:

如果需要货运代理办理拖卡报关,需要在收到货运代理的拖卡装箱通知后进行确认,如果确认无误,则需要将该拖卡的有关资料(拖卡时间、地点、联系人、装箱数据)准 确、准 确地填入该单据,再转交货代。同时,要将所有的海关信息都准备好,并在指 定的时间内送达。


③自我介绍:

贸易商若需要自拉自报,请在确认好货代所提供的自拉自报协议书上有关订舱及费用信息后,将自拉自报协议书签名盖公章先扫描回传货代,再在收到货代关于船公司已放舱的通知后,凭自拉自报协议书正本签字盖章原件到货代处领取箱单后自行安排装箱进港,并在船公司规定的截单时间内告知箱封号等信息给到货代。另外,海关的报关事宜,也是由交易者自己安排的。

2.运输代理的行为

①进入谷仓。

当货物到达时,安排发货:整柜,通知仓库,安排装箱,收到仓库的箱号,并截取订单;拼箱,由客服确定拼箱信息(顺序、箱型、是否安排装箱等),并通知仓库进行装箱,并根据仓库提供的箱号进行截取。海关申报材料转交海关办理,通知海关办理海关申报手续。

货代确认货物到货通知:

⑴进货数量:

已存入仓库:

检查货物与客户的订舱资料是否一致,并向仓库核实货物有无损坏、变形、油污等。如果出现损坏或其他问题,请与商家联系。确认可以装船的,要求交易员出具相应的保证书;如果不能装船,请与贸易商合作进行返工。(到付款的 FOB,原则上需要向海外公司确认是否可以装船,预付款需要与交易商确认)

不在仓库内:

需要马上与交易员联系,如果还需要装船,请通知交易员,最迟到发货日期。同时,通知客户服务人员,让客户确定是否在等待货物。

⑵海关申报信息的接收:

收到:

做好登记,整理,归档,与贸易商的订单信息核对,并核对相关的数据。提前转交给海关行审核(特别是要办理商检手续的单据,必须提前交给海关办理。)

没有收到:

必须立即与商人联系,确定文件送达的时间,以及检查货物是否有特别的检验。如果不能在指 定的时间内送达,必须将货物的原件提交给我公司。

②拖车:

在接到贸易商寄来的拖卡装箱通知后,按照交易员提供的资料,通知各合作公司安排提箱、拖卡装箱、进港等工作。并且在车队做好准备之后通知交易员到拖卡车队的情况以便交易员进行检查。当车队到达集装箱后,货运代理会依据车队所提供的箱号等信息来拦截货物。

海关申报材料转交海关办理,通知海关办理海关申报手续。

③自我介绍:

货运代理仅需要按照交易者所提供的货物清单,在指 定的期限内,将所载货物的内容准 确、完整地发送给运输公司,并保证船公司已经收到。

海关的一切手续都是由商人自己决定的。

三、单证核对、收费、签字、存档

1.证明文件:

当交易员到达单到达,并有了初步的装船资料后,货代单证需要按照先前的交易员所提交的定单,将有关的资料输入到货代的工作中,并将其发送给交易者进行确认,直至完成。

注意:在签单后,由贸易公司提出更改,由货运代理根据实际情况收取额外的费用。

2.开支:

确认装船后,托运人需要制造成本,寄给贸易商,由贸易商确认开出的发票。经贸易商确认,货运代理将开出发票寄给贸易商,由他们支付货款。特别费用需要与客户服务/Sales确认。

3.签字

①运输代理的提单:

在与船公司确定了离境信息后,需要将已完成的单据签出,由客户进行确认,并签署后交给财务部门。财务确认收到贸易商的付款后,将单据退回给客户,或协助贸易商安排电放。

注意:电放行必须在电放保函正本,电放费及电放费及提单正本后才能安排电放。

②海上运输的提单:

货代在接到船公司的海运提单后,需要将一份正版和一份存档,其余两份需要原件送往海外代理;电放提单,则需要发一张电放保函到船公司,以便船公司安排电放给货代; Seaway bill,只需要将 seaway bill连同货代提单一并存档交给客服进行下一步的处理。

4.存档

客户服务在接到船公司的海运单据后,将海运费用、货代提单等资料汇总后,进行扫描归档,并将其扫描寄往海外。另外还需要对此票的单子进行封存。

四、其它事项

1.如果货运代理为拖运/进口仓库提供的货物,货代将在运输公司的免费 使用期间安排拖箱,并在免堆期内进行安排,以避免额外的成本。如出现超堆费、改船费、超期柜租费等额外的费用,应及时通知交易者,并请他们以书面形式进行确认。

2.交易者如因种种理由而取消订舱,须向其提出书面确认,并在确认所付之全部费用后,方可将资料移入计算机。

3.制作提单的要点:

①提单内容应完整、准 确,必要的资料不得有空白,如: SHIPPER、 CONSIGNEE、 NOTIFY、 VSL、 POD、 POD、 MARKS、 CNTR、 SEAL、 DELIVERY AGNET等。

②提单的封面要干净,不得有太多的涂改。件体数据、品名、船名、航次、箱号等关键事项是不能改变的。请注意报关单、提单和舱单上的数据,如品名、件体数据等必须保持一致。

③商人要开船证明。船证的内容(例如船级社、船龄等)要与有关船方进行核实。

④对于贸易商的逆向提单,原则上是不能达成一致的。

⑤海运提单的所有权原则上属于货代,不能向贸易商提供海运提单,而向交易者发出的提单则是由货主提供(除非是交易者提出的要求)。